Geld ausgeben und dabei sparen – welcher Selbstständige träumt nicht davon? Ganz so einfach ist es zwar nicht, doch fest steht: Durch das Absetzen deiner Betriebskosten kannst du deine Einkommensteuer deutlich reduzieren.
Wie in jedem Unternehmen fallen auch bei Freiberuflern und Selbstständigen Betriebskosten an. Das sind prinzipiell alle Ausgaben, die im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit anfallen. Als Selbstständiger genießt du gewisse steuerliche Freiheiten, die ein Festangestellter nicht hat.
Entgegen der landläufigen Meinung kannst du jedoch nicht alles, was du bezahlst, als Betriebsausgaben geltend machen. Es gelten eindeutige, klare Regelungen, die du kennen musst, um deine Ausgaben ordnungsgemäß abzusetzen. Welche das sind und was du dazu wissen solltest, erklären wir dir in diesem Ratgeber.
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die deine Unternehmung verursacht. Dazu zählen sowohl die Fahrtkosten zum Kundentermin, die Büromiete als auch die Kosten für die Fortbildung – kurzum: alle Anschaffungen und Ausgaben, die dir durch dein unternehmerisches Handeln entstehen und die du brauchst, um deine Tätigkeit auszuüben.
Deine betrieblichen Ausgaben verrechnest du dann mit deinen Einnahmen. Dazu erstellst du eine einfache Einnahmenüberschussrechnung. Aus dieser ergibt sich am Ende ein Betrag, der für die Kalkulation deines Honorars wichtig ist.
Bei den Betriebskosten wird zwischen variablen, auftragsabhängigen zum einen, und auftragsunabhängigen, fixen Kosten unterschieden. Als auftragsunabhängig gelten alle Kosten, die ohnehin, also auch ohne einen Auftrag, anfallen.
Auftragsunabhängige Betriebskosten sind zum Beispiel:
Die auftragsabhängigen Betriebsausgaben sind im Gegenzug variable Kosten, deren Höhe von der Auftragslage oder Produktionsmenge abhängen. die im Rahmen eines Auftrags anfallen. Typische Beispiele für variable Betriebskosten Selbstständiger sind:
Zu der Unterscheidung in auftragsabhängig und auftragsunabhängig werden Betriebskosten in der Buchführung weiter unterteilt, und zwar in abzugsfähige, nicht abzugsfähige und vorweggenommene Betriebsausgaben. Was das genau bedeutet und welche Ausgaben in welche Kategorie fallen, erklären wir dir jetzt.
Welche Betriebskosten den Gewinn nicht mindern dürfen und damit nicht steuerlich geltend gemacht werden können, ist vom Gesetzgeber klar vorgeschrieben. Diese Kosten sind nicht oder nur teilweise abzugsfähig. Dies bestimmen § 4, 5 und 9 des Einkommensteuergesetzes. Der Gesetzgeber bestimmt, dass du gewisse Ausgaben nicht zum Abzug von der Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer zugelassen sind, obwohl sie betrieblich veranlasst sind. Diese müssen aus dem versteuerten Nettoeinkommen beglichen werden.
Im Handelsrecht dagegen gelten diese Beschränkungen nicht. Das führt womöglich dazu, dass bei allen bilanzierenden Unternehmen – wie beispielsweise einer GmbH – der handelsrechtliche Gewinn vom steuerrechtlichen Gewinn abweicht. Gehörst du also zu den gewerbetreibenden Selbstständigen, musst du das bei deiner Bilanzierung bedenken.
Für Freiberufler ist wichtig, dass nur 70 % der Bewirtungskosten abgesetzt werden können. Der Buchungsvorgang ist prinzipiell gleich: In der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) findest du hierzu den Posten “Bewirtungskosten”, etwas weiter unten folgt der Punkt “Steuerliche Korrekturen, der für die nicht abzugsfähigen Bewirtungsaufwendungen vorgesehen ist.
In der Steuerbilanz stellst du alle Mittel und ihre Verwendung auf. Sie entspricht den steuerrechtlichen Vorschriften wird nur für das Finanzamt erstellt. Die Handelsbilanz dagegen erstellst du als Unternehmer in deinem eigenen Interesse, um einen besseren Überblick über Liquidität und Geschäftsentwicklung zu erhalten.
Im Klartext: Bei nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben weist du in deiner Steuerbilanz letztlich einen höheren Gewinn aus, als in deiner Handelsbilanz, da diese Ausgaben deinen Gewinn nicht mindern dürfen. In deiner Handelsbilanz jedoch verkleinern diese Ausgaben deinen Gewinn.
Tipp: Ist das Geschenk ausschließlich im Rahmen der beruflichen Tätigkeit des beschenkten Unternehmers nutzbar – etwa, wenn du einem Grafikdesigner einschlägige Fachliteratur schenkst –, darf die Freigrenze überschritten werden und die Ausgabe bleibt abzugsfähig.
Zum Glück gibt es auch eine lange Reihe an Ausgaben, die du bis auf den letzten Cent von der Steuer absetzen kannst. Diese abzugsfähige Betriebsausgaben unterteilst du am besten in verschiedene Bereiche wie Kostenklassen eines Kontenrahmens. Oder du legst deiner Aufstellung die die Aufteilung in deiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zugrunde legen.
Regel Nummer 1 bei der Steuerplanung für Selbstständige lautet: Sammle vom ersten Tag an sämtliche Belege, die mit deiner Selbstständigkeit in Zusammenhang stehen – noch bevor du deine Tätigkeit beginnst. Denn schon in der Vorbereitungsphase, sprich noch vor der offiziellen Anmeldung beim Finanzamt, fallen viele Kosten ab. Die gute Nachricht: Auch diese Ausgaben gelten als Betriebsausgaben, die du später als sogenannte vorweggenommene Ausgaben steuerlich geltend machen kannst.
Dazu zählen sowohl Reisekosten, die dir für deine erste Recherche entstehen, als auch Telekommunikation, das Hinzuziehen eines Beraters sowie Seminare und Schulungen für Gründer. All diese Ausgaben bedeutet zunächst einmal Verluste, die du später mit deinen Einkünften verrechnen und auf das Vorjahr oder laufende Jahr umlegen kannst.
Was Freiberufler sonst zum Thema Steuern wissen müssen, erklärt dir dieser kompakte Artikel.
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